Các cuộc họp ngày càng quan trọng, thời gian cho cá cuộc họp được trả bằng tiền của doanh nghiệp. Bạn có biết chúng ta dành bao nhiêu thời gian cho các cuộc họp không? Một vài số liệu thống kê đã nói lên điều này.
Điều này có vẽ đơn giản, tuy nhiên để có một cuộc họp hoàn hảo
và hiệu quả đúng nghĩa cần có một kế hoạch cụ thể.
|
Một sự thật phủ phàn là hầu hết các cuộc họp giữa quản lý và
nhân viên thông thương hiệu quả không vượt quá 70%. Đây là một con số cho thấy
sự mất hiệu quả về thời gian và ngân sách.
Tôi đã nghiên cứu một vài vấn đề và đưa ra 4 câu chuyện hay
4 vấn đề bạn cần biết để giải quyết được hiệu quả của cuộc họp.
4 điều cần làm để tăng hiệu quả cuộc họp mà bạn cần
Tăng sự tham gia và hợp tác
Khi được dẫn dắt tốt, các cuộc họp cung cấp cho mỗi người cơ
hội tham gia và cung cấp đầu vào. Để thu hút mỗi cá nhân, những người hỗ trợ hiệu
quả tập trung vào việc đặt câu hỏi và hướng dẫn cuộc trò chuyện để mọi người hiểu
rằng quan điểm và ý tưởng của họ có giá trị. Những cuộc thảo luận này thậm chí
có thể châm ngòi cho các phiên động não hợp tác tạo ra ý tưởng mới và giải pháp
sáng tạo.
Do đó trước khi hợp bạn cần soạn 1 danh sách những điều cần
làm cho từng thành viên và câu hỏi mà họ tập trung vào đó.
=> Xem thêm: Giá bàn họp văn phòng cho 20 người
Tăng trách nhiệm
Hãy tạo giá trị của từng thành viên trong các cuộc họp để điều
đó là họ cảm giác mình được quan tâm.
Cam kết trong các cuộc họp có giá trị hơn cam kết thông thường
trong các Email xác nhận.
Từ đó mọi người sẽ nắm bắt được cụ thể hơn công việc và làm
tăng trách nhiệm cá nhân.
Bạn nên kết thúc cuộc họp bằng một danh sách các điều cần
làm cho từng người. Sau họp cần theo dõi qua email hoặc công cụ quản lý dự án để
theo dõi hành động, tiện độ của từng thành viên.
Nêu rõ mục đích
Bạn cần nêu rõ mục đích của cuộc họp để các thành viên trong
công ty hiểu hơn và dễ làm việc hơn. Một nhà lãnh đạo có kỹ năng sau đó sử dụng
chương trình nghị sự để giữ cho cuộc thảo luận di chuyển theo hướng mục tiêu của
nhóm. Chia sẻ chương trình nghị sự và mục tiêu với nhóm cung cấp ý thức chia sẻ
mục đích vì mọi người đều hiểu tầm quan trọng của cuộc họp và lý do tại sao
chúng được đưa vào. Mục đích được chia sẻ này là động lực cả trong cuộc họp và
sau đó, khi nhóm phân tán để làm việc trên các mục hành động cá nhân của họ.
Cần xác định được mục đích rõ ràng của cuộc họp, từ đó tránh
việc đi lang mang qua vấn đề khác lòng hỏng cả một hệ thống.
Cơ hội và phát triển
Trong mỗi cuộc họp bạn nên nêu ra cơ hội để phát triển. Bạn
cần nêu ra được lợi ích trong các cuộc họp để mọi người hiểu hơn về giá trị mà
cuộc họp mang lại cho họ.
Ngay cả với một người có hạn chế về kiến thức vẫn hãy làm
cho họ thấy được giá trị của cuộc họp.
Để giúp các cá nhân học các kỹ năng mới, hãy ghép các nhân
viên mới hơn với các thành viên nhóm có kinh nghiệm hơn và giao cho họ một nhiệm
vụ đầy thách thức để hoàn thành như một nhóm. Điều này cho phép các cá nhân ít
kinh nghiệm học hỏi từ chuyên môn của các đối tác của họ và có được các kỹ năng
mới theo cách hỗ trợ và hiệu quả.
Kết luận
Mặt dù đây không phải là một danh sách đầy đủ các điều cơ bản
để cho cuộc họp trở nên hoàn thiện. Tuy nhiên bạn không thể sở hữu tất cả kỹ
năng để điều hành một cuộc họp được hiệu quả hơn. May mắn thay nếu bạn nắm được
4 điều trên bạn có thể làm tăng đến 65% hiệu quả của cuộc họp và làm cho cuộc họp
không hề lãng phí.
Trang trí phòng họp cũng đang là một trong những vấn đề được
quan tâm và ảnh hưởng ít nhiều đến cuộc họp.
Bạn nên xem bài viết cách trang trí phòng họp để cuộc họp trở nên hiệu quả hơn
Nhận xét
Đăng nhận xét